ZURÜCK

Prozessautomatisierung in der Finanzbranche

RPA in der Finanzbranche

anhaltender Kostendruck, Regulierungsanforderungen, Fachkräftemangel, Time-to-Market sind nur einige Themen, die die Prozessautomatisierung in der Finanzindustrie antreiben. Neben den ehemaligen Standardprozessautomatisierungen etabliert sich nun ein weiterer Automatisierungszweig: Robotic Process Automation (RPA).

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?
„An die RPA gibt es vertiefende Anforderungen, um eine robotergestützte Prozessautomatisierung durchzuführen, bei der repetitive, manuelle, zeitintensive oder fehleranfällige Tätigkeiten durch sogenannte Softwareroboter (Bots) erlernt und automatisiert ausgeführt werden.“ (Czarnecki & Auth, 2018)
Oder bildlich gesagt, die RPA simuliert die Arbeit / Tätigkeit des Menschen durch Bots, und kann so mit virtueller Tastatur und Maus einzelne Eingabe-Masken ausfüllen oder ganze Geschäftsprozesse in Software-Programmen abbilden.

Was sind mögliche Beispiele für RPA in der Finanzwelt?
Die Etablierung des Einsatzes von RPA in der Finanzwelt ist vielfältig. Mögliche Beispiele sind Konteneinrichtungsprozesse, Verarbeitung von Automatendaten, Bearbeitung von Lastschriften, Bonitätsbeurteilungen. Darüber hinaus lässt sich die Technologie in Bekämpfung von Finanzkriminalität, hochvolumige Finanzdienstleistungen, Einholung von Kundenbestätigungen wie AGB-Änderungen, Unterstützung bei anderen Governance-Prozessen, Abfrage von Vergleichsportalen, administrative Tätigkeiten allgemein und vielen weiteren Formen etablieren.

Die Einführung erfolgt typischerweise in vier Schritten:

  1. Auswahl möglicher Automatisierungsprozesse und des Software-Roboters
  2. Bau eines Prototyps
  3. Erweiterung der Auswahl – Nutzung von Skaleneffekten
  4. Release

Die einzelnen Schritte sollen nun nachfolgend beleuchtet werden.

Auswahl möglicher Automatisierungsprozesse und des Software-Roboters
Da die Prozessauswahl für alle weiteren Schritte elementar ist, macht es Sinn, sich hierfür Zeit zu nehmen und den Auswahlprozess zu dokumentieren. Die ersten Schritte dabei sind, sofern nicht schon erfolgt, alle Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. Dies bedeutet zu überprüfen, ob sie noch benötigt werden und wie häufig sie genutzt werden sowie ob sie sauber definiert und weiter standardisierbar sind. Mit diesen gewonnenen, generellen Erkenntnissen zu den eigenen Prozessen lassen sich die überprüften Prozesse auf ihre RPA-Umsetzbarkeit hin abklopfen.

Eine weitere Rolle bei der Prozessauswahl spielt die Überlegung, ob der Software-Roboter beaufsichtigt (attended) oder unbeaufsichtigt (unattended) arbeiten soll. Dies hat auch eine Auswirkung auf die Auswahl des Software-Roboters, insbesondere ob dieser die benötigten Funktionalitäten anbietet. Ebenso muss geprüft werden, ob der Roboter lokal oder über eine Cloud betrieben werden soll bzw. kann.

Ist ein Prozess mittels RPA automatisierbar?
Je mehr der folgenden Auswahlkriterien zutreffen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich der Prozess für eine unbeaufsichtigte RPA-Umsetzung eignet.

Der Prozess…

  • ist optimiert, regelbasiert, hoch standardisiert und hat sehr wenige Ausnahmen.
  • hat viele Wiederholungen.
  • verwendet überwiegend strukturierte Daten.
  • ist arbeitsintensiv.
  • hat lange Laufzeiten.
  • hat ein hohes Transaktionsvolumen.
  • erfordert keine menschliche Interaktion.
  • verlangtkeine Systemänderungen.
  • kann automatisch gestartet werden.
  • hat keine große Änderungshäufigkeit.

Je nach Reifegrad der einzelnen Prozesse des Unternehmens, den Qualen der Mitarbeitenden sowie inwieweit das Unternehmen bereits prozessual aufgestellt ist, kann die Gewichtung der Auswahlkriterien von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Es hilft aber schon, eine beaufsichtige RPA-Lösung umzusetzen, um so schnell Qualitäts- und Performance-Gewinne zu erzielen.

Bau eines Prototypen
Zum Bau des Prototypen sollte ein Prozess ggf. auch nur ein Teil-Prozess ausgewählt werden, der nicht zu komplex ist, aber trotzdem datenseitig und inhaltlich aussagekräftig genug ist, um die Funktionalität und den Inhalt zu testen. Der Prototyp wird normalerweise manuell validiert. Allerdings sollten automatisierte Tests in der Planung vorgesehen werden, sofern der Prototyp mittels unbeaufsichtigter RPA weiterverwendet werden soll.

Erweiterung der Auswahl / Nutzung von Skaleneffekten – Release
Nach erfolgreichem Test kann das Konzept verfeinert werden, um anschließend die weiteren Prozesse per RPA zu realisieren. Spätestens hier bietet es sich an, über ein agiles Projektvorgehen nachzudenken und so die Vorteile des kontinuierlichen Bereitstellens von automatisierten Prozessen zu nutzen. Insbesondere im agilen Umfeld, aber auch im klassischen Wasserfallvorgehen, ist ein automatisiertes Testen nötig, um die großen Datenmengen der unbeaufsichtigten Bots testen zu können. Testautomaten oder zusätzliche Bots übernehmen hier diese Aufgabe. In weiteren Ausbaustufen lassen sich mit den Ergebnissen des automatisierten Testens auch Reports zur weiteren Qualitätssicherung erstellen.

Außerdem hat sich in der Praxis bewährt, für die Auswahl der Prozesse ein schlankes Kompetenz-Center aufzubauen, welches die Anwender bei der Auswahl und Umsetzung der Automatisierung der weiteren Prozesse unterstützt.

Was sind die Vorteile von RPA vs. klassischer Prozessautomatisierung?
Die technische Implementierung von RPA-Software ist normalerweise relativ einfach, da Anwendungen nicht verändert oder Schnittstellen angepasst werden müssen. Die Bots werden stattdessen von virtuellen Maschinen ausgeführt und sind so nicht Teil der bestehenden Infrastruktur. Allerdings bleiben Prozesse ineffizient und binden jetzt Rechnerkapazität statt Menschen, sofern die Prozesse nicht hinsichtlich Notwendigkeit und Definition überprüft wurden.

Wenn die Einführung erfolgt ist, übernehmen RPA-Bots häufig anfallende Routinetätigkeiten, bearbeiten diese automatisch, entlasten Mitarbeiter und steigern die Effizienz sowie die Qualität des Outcomes.

Offensichtlich bietet die Einführung von RPA sowohl für Unternehmen als auch Kunden große Vorteile. Viele Unternehmen möchten daher diese Technologie einführen, sehen jedoch den hohen initialen Aufwand. An dieser Stelle unterstützen unserere erfahrenen BeraterInnen gerne.

Die RS GROUP berät seit über 15 Jahren erfolgreich Kunden entlang der gesamten Wertschöpfungskette in der Finanzwelt.
Unsere BeraterInnen kennen die Strukturen innerhalb der Banken und befassen sich nun mit der Transformation des Sektors hin zu einer zukunftsträchtigen Performance. Unsere Kernkompetenzen umschließen das Finden und Implementieren digitaler Lösungen für bestehende und neue Prozesse und Projekte. Durch die vielseitigen Erfahrungen innerhalb unserer Projektteams sind wir in der Lage, Prozesse kritisch und von mehreren Seiten zu betrachten und Ihnen das bestmögliche Produkt zu liefern.

Die Digitalisierung und das Umdenken existierender Prozesse stellt ein enormes Chancenpotential dar. Lassen Sie sich von unserer Expertise überzeugen und nehmen Sie gern Kontakt zu Martin Beigel, unserem Tribe Lead Finanzdienstleistungen, auf.

Christian Czarnecki & Gunnar Auth, 2018: Prozessdigitalisierung durch Robotic Process Automation. In: Digitalisierung in Unternehmen: Von den theoretischen Ansätzen zur praktischen Umsetzung. Springer Fachmedien Wiesbaden

Martin Beigel
Tribe Lead / Projekt Manager RS GROUP
martin.beigel@r-s-group.de