Das Homeoffice hat aufgrund der aktuellen Situation in den letzten Wochen in der Arbeitswelt stark an Bedeutung gewonnen.
Trotz des Zeitalters der Digitalisierung haben es viele Unternehmen in Deutschland nicht geschafft, erfolgreich auf virtuelles Arbeiten umzustellen.

Gründe hierfür sind unserer Einschätzung nach teilweise konservative Unternehmenskulturen, fehlendes digitales Knowhow und in seltenen Fällen mangelndes Vertrauen gegenüber den Angestellten und die Angst vor Kontrollverlust.

Aufgrund unserer engen Zusammenarbeit mit Unternehmen unterschiedlichster Branchen, konnten wir die Herausforderungen in der Lebenswirklichkeit selbst erfahren. Daher konnten wir maßgeschneiderte Methoden für eine Arbeit auf Distanz konzipieren und gemeinsam mit unseren Kunden den Geschäftsbetrieb aufrechterhalten.

Um ein funktionierendes Homeoffice Konzept implementieren zu können, müssen die folgenden drei Dimensionen beachtet werden:

Um unsere Kunden optimal in und nach der Krise unterstützen zu können, hat die RS GROUP eine Umfrage bezüglich Homeoffice durchgeführt. Diese Befragung sollte aufzeigen, ob Unternehmen ein funktionierendes Homeoffice anbieten, in welchen Bereichen die Mitarbeiter die größten Herausforderungen sehen, welche Einschnitte bemerkbar sind und vor allem war uns wichtig zu erfahren, wie sich die Mitarbeiter in der aktuellen Situation fühlen. Bei der Befragung diverser Unternehmen zu ihren agilen Homeoffice Strategien kristallisierten sich drei unterschiedliche Umsetzungstypen heraus:

Typ 1: Der Vorreiter

Diese Unternehmen gehen das Thema virtuelle Arbeit ganzheitlich an. Neben der optimalen technischen Ausstattung für Mitarbeiter, sind auch die sozialen Komponenten und operativen Prozesse von großer Bedeutung. Durch die Anwendung unterschiedlichster Methoden konnten die besten Bedingungen für eine effiziente Arbeitsatmosphäre geschaffen werden.

Typ 2: Der Standardfall

Diese Unternehmen besitzen meist die passende Infrastruktur, nicht aber die geeigneten Tools für ein virtuelles Arbeiten. Die Mitarbeiter hatten vor der Krise oftmals die Option einzelne Arbeitstage von zuhause zu arbeiten. Längerfristige Aufenthalte im Homeoffice waren bislang nicht vorgesehen und es sind keine ganzheitlichen Lösungen für einen „Modus Operandi“ etabliert.

Typ 3: Der Nachzügler

Diese Unternehmen gehören zu der Mehrheit, die bis vor kurzem noch keine oder nur rudimentäre Lösungen für das Homeoffice umgesetzt haben. Es wurden keine präventiven Maßnahmen für Krisensituationen geplant und realisiert, sodass die Bereitstellung der notwendigen Infrastruktur zur Herausforderung wurde. Auch die operative und soziale Einbindung der Mitarbeitenden ist nicht gelöst.

Ein Umsetzungsmodell ist nur dann erfolgreich, wenn die Mitarbeiter zufrieden sind und der Regelbetrieb weiterhin sichergestellt werden kann.

Das soziale Miteinander im Unternehmen stellt eine wichtige Komponente dar. Diese fällt größtenteils weg, wenn langfristig aus dem Homeoffice gearbeitet wird. Aus diesem Grund wurde auch der fehlende soziale Kontakt unter den Kollegen in unserer Umfrage besonders betont. Allerdings lässt sich das verstärkte Gefühl der sozialen Isolierung vermutlich auf den Sondereffekt der Corona-Situation zurückführen. Die Einschränkungen im privaten Umfeld führen dazu, dass die fehlenden beruflichen Kontakte deutlicher wahrgenommen werden.

Für die Etablierung einer Homeoffice Option über die Corona-Pandemie hinaus, müssen die entsprechenden Konzepte noch weiter verfeinert werden. Neben der Bereitstellung von Hardware und Infrastruktur als Basis für das Arbeiten von zu Hause, muss verstärkt ein Fokus auf den Mitarbeiter gelegt werden. Dieser soll sich im Homeoffice gestärkt und vollständig integriert fühlen, um leistungsfähig zu sein und somit den Mehrwert für das Unternehmen stiften zu können.

Die letzten Wochen haben auch gezeigt, dass die Zukunft des „New Work“ in Richtung von Remote-Arbeit tendieren wird und wir uns in vielen Branchen aktuell an einem Wendepunkt des klassischen Büroalltags befinden. So hat zum Beispiel das Unternehmen Twitter erst kürzlich allen Mitarbeitern freigestellt lebenslang von zuhause zu arbeiten.

In der Corona Krise konnten bereits erste Methoden zur Sicherstellung der sozialen Integration getestet und verfeinert werden.

Unsere Umfrage hat gezeigt, dass die Not sprichwörtlich erfinderisch macht. Die folgenden beiden Beispiele zeigen, dass soziale Interaktion auch auf Distanz funktionieren kann:

  • Tages-Chat-Raum:
    Dieser Chat verfolgt nicht das Ziel, fachliche und unternehmensrelevante Themen zu diskutieren, sondern soll den „Kaffeeklatsch“ innerhalb der Arbeitszeit nachbilden. Mitarbeiter können diesem Raum beitreten, aktiv mitdiskutieren oder neben ihrer Arbeit passiv den Kollegen und Kolleginnen zuhören.
  • Bilaterale Telefonate (außerhalb der diversen „Calls“) unter Einbindung der persönlichen und emotionalen Ebene:
    Neben den Ergebnissen, die ein Mitarbeiter liefert, ist eine ganzheitliche Betrachtung des Menschen notwendig, um seine individuellen Emotionen und Bedürfnisse in Erfahrung zu bringen und unterstützen zu können.

Erkenntnis: Ein flexibler Mitarbeiter ist tendenziell glücklich

Allgemein lässt sich nach den ersten zwei Monaten der „Corona-Zwangspause“ festhalten, dass jedes Unternehmen ein greifbares Homeoffice-Konzept haben sollte, welches sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen Vorteile bietet.

Homeoffice sollte dabei als flexible Option im Unternehmen etabliert werden. Freie Arbeitsplätze und die persönliche Entscheidung zum Homeoffice bergen Flexibilität und Entscheidungsspielraum sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Die Flexibilität im persönlichen Bereich stellt den Arbeitnehmer mehr in den Mittelpunkt und ermöglicht es ihm nach Bedarf, Arbeit und Privates in Einklang zu bringen. Lange Fahrtzeiten entfallen, die Zeiteinteilung kann individuell gestaltet werden und der Mitarbeiter kann dadurch konzentrierter und vor allem motivierter arbeiten.

Dieses hybride Modell lässt sich ideal durch digitale Raumbuchungssystemen ergänzen, mit deren Hilfe die Mitarbeiter vor Arbeitsantritt einen Arbeitsplatz im Office buchen können. Die Reduzierung der festen Arbeitsplätze vor Ort ermöglicht es perspektivisch Mietkosten für Büroflächen einzusparen.

Wir empfehlen ein Homeoffice-Mischkonzept, welches individuell für jedes Unternehmen aufgestellt werden muss und die Resilienz nachhaltig sicherstellt.

Sowohl bei der Standortbestimmung, der Analyse vorhandener „Pain-Points“ und der Identifikation der für Sie optimalen Umsetzungsmaßnahmen für ein Homeoffice-Mischkonzept, ist die RS GROUP der passende Partner. Gemeinsam mit Ihnen werden wir sicherstellen, dass Ihr Unternehmen in den drei Dimensionen technisch, operativ und sozial bestmöglich aufgestellt ist.

RS GROUP und die UNION Mittelstandsberatung helfen Ihnen die passende und maßgeschneiderte strategische Lösung im „Dschungel“ der heutigen Möglichkeiten zu finden. Und darüber hinaus sind wir Ihr Partner für den gesamten Lebenszyklus von der Entscheidung bis zur vollständig Umsetzung in allen prozessualen, technischen, vertragsrechtlichen und inhaltlichen Belangen.

Autoren:
Christian Sibus (Senior Consultant)
Adam Kalus (Projektmanager)