Migration eines Kernbankensystems

 

Ausgangssituation: 

Die Sparda Bank München eG hatte sich vor Jahren mit den anderen Sparda Banken dazu entschieden, nicht zur Atruvia zu wechseln und statt dessen mit dem dem Partner Sopra Steria ein eigenes Kernbankensystem zu entwickeln. Nachdem Sich dieser Ansatz als nicht wirtschaftlich herausgestellt hat, wurde 2022 entschieden, doch zur Atruvia zu wechseln

 

Problem: 

Zentrale Herausforderung eines solchen Migratio-Projektes ist es, die Bank innerhalb von rund 18 Monaten in den neuen Systemen „nachzubauen“, eigentlich: neu zu bauen. Von den Produkten, über die Konditionen bis hin zu alle Prozessen musste die Bank neu gebaut werden. 

 

Zielsetzung: 

Zielsetzung des Projektes war ganz einfach: Die Sparda Bank München musste am Tag nach der Migration möglichst fehlerfrei für Kunden und Mitarbeiter funktionieren. 

 

Lösung: 

Das Projekt – bezogen auf den technischen Teil – war durch den Partner Atruvia gut strukturiert und vorbereit. Hier ging es darum, die Bank in dieser Projektstruktur „ans Arbeiten“ zu bringen – mit Menschen, die wenig Erfahrung mit solchen Großprojekten haben, und noch ein Tagesgeschäft nebenher. Aber die Atruvia kann der Bank nicht sagen, wie sie arbeiten soll. Rund 700 Mitarbeiter der Bank mussten auf die Reise mitgenommen werden und so geschult werden, dass sie am Tag nach der Migration arbeitsfähig sind – parallel zum laufenden Betrieb und den Projektarbeiten. Möglich wurde das durch eine fokussierte Planung: Was brauchen die Mitarbeiter, um arbeitsfähig zu sein? Wie bauen wir das auf? Gleiches für die Kundenseite: Rund 300 Tausend Kunden mussten darüber informiert werden, dass sich etwas ändert und sie aktiv etwas tun müssen. Zusätzlich wurde eine umfangreiche Unterstützungsinfrastruktur für Kunden und Mitarbeiter benötigt, um auftretende Probleme zeitnah lösen. 

 

Projektkomponenten: 

Das Gesamtprojekt war in sieben Teilprojekte unterteilt. Zusätzlich wurden die Themen Ausbildung und Kommunikation als separate Teilprojekte geführt. In Summe waren die zentralen Bestandteile: 

• Daten möglichst fehlerfrei und vollständig migrieren 
• Prozesse so abbilden, dass alle Vorgänge da und funktionsfähig sind, samt eingebetteten Dokumenten, Formularen etc. 
• Planung der Ausbildung und Schulung von rund 700 MA auf ihre individuelle Funktion – vom Vorstand bis zur Hausverwaltung. 
• Rechtzeitige und fehlerfrei Kommunikation an die Kunden. Firstgerechte Kündigungen, wo erforderlich und Angebot neuer / veränderter Leistungen wo nötig inkl. Aller Fristen, Voraussetzungen etc. 
• Umbau der IT-Infrastruktur während des laufenden Betriebs, so dass nach der Migration alle Systeme einwandfrei funktionieren, einschließlich der SB-Geräte 
• Aufbau einer Telefoninfrastruktur, die das 40-fache des normalen Anrufvolumens auffangen kann 
• Aufbau einer Support-Struktur, die anfallende Probleme möglichst taggleich lösen kann 
• Erfüllung aller Formal- und Aufschts-Anforderungen inkl. Testmanagement, Dokumentation etc. 

  

Von der RS GROUP besetzte Projektrollen: 

• Externer Gesamtprojektleiter 
• Externer Leiter Teilprojekt Vertriebsprozesse 
• Externer Leiter Teilprojekt Steuerungs- und Finanzprozesse 
• Externer Leiter Teilprojekt Basisprozesse 
• Schulungs- und Ausbildungsplanung 
• Externer Leiter Teilprojekt Test-Management 
• Externer Leiter Teilprojekt Cut-Over-Management 
• PMO 
• Coach Berechtigungskonzept 
• Coach Back Office Bereich 

Projektergebnisse: 

Die Bank wurde mit 0 € Differenzen migriert. Knapp 180 Tausend Kunden wurden in weniger als zwei Wochen im neuen Online Banking ongeboardet. Es gab keine Warteschlangen vor den Filialen. Die telefonische Erreichbarkeit war nach drei Tagen bei oberhalb von 60%, am schlechtesten Tag 30%. 

In den ersten vier Wochen nach Migration wurden 3.000 Fehlertickets bearbeitet, davon rund 90% taggleich. Die Supportstruktur hat so gut funktioniert, dass die Bank sie in den Linienbetrieb übernommen hat.  

O-Ton einer Filial-Direktorin: „Besser hätte man uns nicht vorbereiten können.“