Der gesamte oder teilweise Umzug der IT-Infrastruktur eines Unternehmens birgt unterschiedlichste Risiken. Worauf Verantwortliche achten sollten, beleuchten wir in diesem Project-Insight.

 

Ausgangssituation: 

Die Entscheidung, den Geschäftssitz eines Unternehmens umzulagern und umzuziehen, ist eine bedeutende unternehmerische Maßnahme, die eine gründliche Planung und Überlegung erfordert. Die Ausgangssituation, die zu einer solchen Entscheidung führt, kann vielfältig sein und hängt oft von den spezifischen Zielen, Bedürfnissen und Herausforderungen des Unternehmens ab. 

 

Problem: 

Die Entscheidung, den Geschäftssitz eines Unternehmens umzulagern und umzuziehen, kann mit einer Reihe von Herausforderungen und Problemen verbunden sein. Darunter fallen vor allem die Kosten- und Finanzstruktur für den Umzug, die Auswirkungen auf die Mitarbeitenden sowie zahlreiche rechtliche und regulatorische Aspekte.  

 

Lösung: 

Unabhängig von der spezifischen Ausgangssituation jedes Unternehmens ist es ausschlaggebend, dass der Umzug sorgfältig geplant und umgesetzt wird. Dies erfordert eine umfassende Kostenanalyse, da der Umzug in der Regel mit erheblichen Kosten verbunden ist. Darunter fallen unter anderem Miet- oder Kaufkosten für neue Räumlichkeiten, Umzugskosten, Aufwendungen für Umbaumaßnahmen, Anpassungskosten und potenzielle Verluste durch Betriebsunterbrechungen. Die Finanzierung dieser Kosten kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn das Unternehmen bereits mit anderen finanziellen Verpflichtungen belastet ist.  

In diesem Zusammenhang sind eine strukturierte Projektplanung und das enge Controlling der Rechnungen innerhalb des Business Cases von besonderer Bedeutung. Kostenabweichungen lassen sich so, zeitnah erkannt und managen. 

Ein Umzug kann darüber hinaus für Mitarbeitende mit Unsicherheit, Unannehmlichkeiten und Stress verbunden sein. Dies gilt insbesondere dann, wenn der neue Standort weiter entfernt ist und längere Pendelzeiten erfordert oder wenn Mitarbeitende gezwungen sind, ihre Wohnsituation zu ändern. Die Mitarbeitendenbindung und -motivation können beeinträchtigt werden, wenn ihre Bedürfnisse und Anliegen nicht angemessen berücksichtigt werden. 

Daher ist eine rechtzeitige, regelmäßige und transparente interne Kommunikation mit den Beschäftigten im Unternehmen von sehr großer Bedeutung. Dies verhindert den Verlust von erfahrenen Mitarbeitenden und angelerntem Know-how des Unternehmens und schafft genügend Zeit, um alle relevanten Aspekte mit der Personalabteilung und dem gegebenenfalls vorhandenen Betriebsrat zur vereinbaren.  

Auch rechtliche und regulatorische Aspekte dürften nicht außer Acht gelassen werden. Je nach Standort und Art des Umzugs können rechtliche und regulatorische Anforderungen zu berücksichtigen sein, wie z. B. Mietvertragsbedingungen, Genehmigungen für den Umbau, Arbeitsgesetze und Steuervorschriften. Eine Nichtbeachtung dieser Anforderungen kann zu rechtlichen Problemen und zusätzlichen Kosten führen. 

Auch hier spielt die zentrale Koordination innerhalb des Projektmanagements eine zentrale Bedeutung. Es ist wichtig, die einzelnen Spezialabteilungen zusammenzuführen und den Austausch zu gewährleisten und zu fördern, um solchen Problemen entgegenzuwirken.  

 

Objectives: 

Firmenumzug und Geschäftssitzverlagerung eines Unternehmens 

 

Projektkomponenten: 

• Umzugsmanagement (Basis- und Detailplanung inkl. Umzugskonzept) 

• Kommunikationskonzept (Umsetzung interne Kommunikation und Koordination externe Kommunikation) 

• Basisplanung und Herbeiführung der rechtlichen Adressumstellung 

• Vertragsmanagement und Anpassung aller adressgebundenen Verträge 

• Arbeitsplatzbedarfsermittlung für ein neues Arbeitskonzept 

• Flächenplanung und Umbauorganisation 

• Arbeitsplatzausstattung und IT-Infrastrukturkonzept 

• Umfirmierung und Adressanpassung inkl. gesetzl. Verpflichtungen 

• Rückbau und Untervermietung alter Bestandsflächen 

• Projektleitung und Stakeholder Management 

• Projektorganisation (Methodik und Werkzeuge) 

• Mitwirkung bei der Zieldefinition 

• Projektplanung, Aufgabenverteilung 

• Verantwortlichkeit für das Projektteam 

• Steuerung der Projektaktivitäten 

• Berichten an Auftraggeber 

• Repräsentation des Projekts nach außen 

• Erstellen von Projektstatusberichten 

• Projektdokumentation 

• Vorbereitung und Herbeiführen von Abstimmungen und Entscheidungen 

  

Von der RS GROUP besetzte Projektrollen: 

• Projektleitung 

• Teilprojektleitung 

• Projektassistenz