Viele unserer Kunden stehen aktuell vor der Herausforderung, dass im Zuge der Digitalisierung und des Unternehmenswachstums die Arbeitsprozesse und die Organisation neu aufzustellen sind. Um jedoch in der aktuellen Zeit als Management die richtigen Dinge zu tun, ist ihnen bewusst, dass das Unternehmen nicht schlagartig auf links gedreht werden kann. Der zunehmende Trend hin zu modernen Methoden (z.B. Agilität) schafft im Management teilweise das Gefühl der Unsicherheit, ob eine solche Ausrichtung auch für das eigene Unternehmen geeignet ist. RS GROUP möchte mit einem klaren methodischen Ansatz helfen, den richtigen Weg zu erkennen und einzuleiten. Ziel ist es, durch Beleuchten aller wichtigen Managementaufgabenfelder die Kernfragen zu beantworten: „Was soll bleiben?“ und „Wo sind Veränderungen notwendig?“. RS GROUP hat hierzu das Workshop-Konzept „Next Stage“ entwickelt.

Das Management muss die Basis schaffen, damit das Unternehmen den Herausforderungen der heutigen Zeit gewachsen ist.

Im Zuge der Digitalisierung und des Unternehmenswachstums sind die Arbeitsprozesse und die Organisation neu aufzustellen. Zurzeit stehen agile Tools und neue Organisationsstrukturen mit Raum für mehr Selbstorganisation im Fokus der Diskussionen. Doch bei all den erforderlichen Veränderungen liegt die Hauptaufgabe des Managements darin, das Unternehmensziel nicht aus den Augen zu verlieren sowie für Klarheit im Unternehmen zu sorgen.

  • Klarheit, damit alle notwendigen Aktivitäten ineinander greifen, um das Unternehmensziel zu erreichen.
  • Klarheit, um den notwendigen Change der Organisation, für Menschen und Struktur, erfolgreich auf den Weg zu bringen.

Die Führungsfähigkeit des Managements ist in Zeiten der stetigen Veränderung mehr gefordert denn je, da sich nicht nur die äußeren Rahmenbedingungen geändert haben, sondern auch die Anforderungen der MitarbeiterInnen an den Arbeitgeber.

Konsens im Management ist – gestern wie heute – ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Wie können Sie als Management vorgehen, um Klarheit für die richtigen Dinge zu schaffen?
Klarheit kann meist nicht durch eine einzelne Person im Unternehmen geschaffen werden, es ist Aufgabe des gesamten Führungsteams. Je nach Themenstellung kann dies das  Führungsteam für das Gesamtunternehmen, für eine Abteilung und/ oder einen Bereich sein. Konsens zur Unternehmensvision, zur Rollenklärung aller Beteiligten und die Entwicklung einer Vorgehensweise sind Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung.

RS GROUP hat hierzu den Workshop „Next Stage“ entwickelt. In einem ein- bis zweitägigen Off-Side fokussiert sich das Management auf die strategischen Themenstellungen. Die fünf Aufgabenfelder wirksamer Führung nach Malik (1) dienen als roter Faden, um eine Vorgehensweise für das Management zu entwickeln. Auch oder sogar im Besonderen in der heutigen VUKA-Welt (2) haben diese fünf Aufgabenfelder weiterhin Bestand und sind Basis für erfolgreiches Management. Im Workshop wird als Ergebnis für das Unternehmen gemeinsam mit dem Management eine individuelle Übersicht der Maßnahmen erstellt, denn der Weg zum „Next Stage“ sieht für jedes Unternehmen anders aus.

1 Für Ziele sorgen

Gemeinsame, klar verständlich formulierte Ziele, die transparent sind, dienen als Führungsgrundlage.

Mittelständische Unternehmen haben als Ziel oftmals ein Wachstumsziel für die nächsten drei bis fünf Jahre formuliert. Allerdings wird dieses häufig nicht klar dokumentiert, nicht kommuniziert sowie nicht auf die einzelnen Themen und Einheiten heruntergebrochen. Damit fehlen Klarheit und Sicherheit, dass alle Beteiligten in die gleiche Zielrichtung arbeiten.

Als Vorbereitung zum Workshop „Next Stage“ dient eine Ist-Analyse in Form von Kurzinterviews mit dem Management. Zudem hält bis Workshop-Beginn das Management, jeder Einzelne unabhängig voneinander, seine persönlichen Zielvorstellungen für das Unternehmen schriftlich fest.
Oftmals ist es so, dass die Zielvorstellungen mittel bis stark voneinander abweichen, in sich nicht konsistent sind oder zu viele Zielvorstellungen formuliert werden. Durch eine solche Steuerung ist effizientes und effektives Arbeiten in der Organisation kaum möglich.

In Zeiten der notwendigen Beschleunigung wird hierdurch die Zielerreichung der Organisation entschleunigt oder sogar ausgebremst.
Im Workshop wird Klarheit für die gemeinsame Zielfindung geschaffen und alle relevanten Zielvorstellungen der Managementebene fließen ein.

2 Organisieren

Der Kundennutzen steht im Vordergrund. Wo werden welche Organisationsmodelle/ -methoden benötigt?

Die zweite wichtige Managementaufgabe ist das „Organisieren“. Ein Mustermodell, welches über alle Organisationen gestülpt werden kann, gibt es nicht. Die große Transformation in Wirtschaft und Gesellschaft fordert, dass Organisationsstrukturen grundlegend überdacht werden sollten. Und nicht jedes Aufgabenfeld ist gleich zu organisieren. Für neue komplexe Sachverhalte sind neue Werkzeuge erforderlich, einfache Sachverhalte können ggf. digitalisiert werden. Beim Thema „Organisieren“ stehen Kundenorientierung und Resultatsorientierung im Fokus.

Kundenorientierung: Wie muss die Organisation aufgebaut werden, damit der Kundennutzen im Vordergrund steht? Resultatsorientierung: Jeder im Unternehmen hat Klarheit darüber, an welchen Ergebnissen er arbeitet.
Im gemeinsamen Workshop analysiert RS GROUP mit dem Management, inwieweit die Organisation Kundenorientierung und Ergebnisorientierung ermöglicht bzw. an welchen Stellen diesbezüglich Optimierungsbedarf besteht.

Im gemeinsamen Workshop analysiert RS GROUP mit dem Management, inwieweit die Organisation Kundenorientierung und Ergebnisorientierung ermöglicht bzw. an welchen Stellen diesbezüglich Optimierungsbedarf besteht.

3 Entscheiden

Entscheidungskompetenzen definieren und einsetzen, Eigenverantwortung leben, Transparenz schaffen und Vertrauen aufbauen.

In vielen Organisationen wird das Management durch eine Vielzahl zu treffender operativer Entscheidungen blockiert. Eine wesentliche Aufgabe des Managements besteht darin, für eine richtige Zuordnung von Entscheidungen und Entscheidungskompetenz zu sorgen. Üblicherweise werden in Unternehmen im Zeitablauf Entscheidungen nach oben
delegiert (Aufwärtsdelegation), daher sind diese Entscheidungszuordnungen periodisch zu überprüfen und anzupassen. Dabei gilt: Entscheidungen sollten auf der niedrigst möglichen Hierarchiestufe getroffen werden, die das Thema entscheiden kann,
Entscheidungskompetenz besitzt oder sinnvollerweise bekommen sollte. Auch agile Organisationsmethoden können zu einer Entlastung des Managements dienen.

Voraussetzung ist in jedem Fall, dass die Stelle, die die Entscheidungen trifft, hinreichende Kompetenz hat, und die übergeordneten Stellen ihr das entsprechende Vertrauen entgegenbringen. Transparenz darüber, wer welche Entscheidungen zu treffen hat, wer welche Kompetenz innehat, ist dabei erfolgskritisch.

Im Workshop „Next Stage“ werden die Entscheidungen des Managements nach Wichtigkeit klassifiziert und es wird transparent gemacht, welche Entscheidungen an nachgelagerte Ebenen delegiert werden können und sollten. Damit Vertrauen und Delegation von Entscheidungen dauerhaft im Unternehmen sinnvoll funktionieren, sind Kontrollen an den richtigen Stellen erforderlich.

4 Kontrollieren

Kontrollen/ Checks/ Überprüfungen sind ein wesentlicher Bestandteil eines Entwicklungsprozesses

Mit der Aufgabe „Kontrollieren“ wird oftmals verbunden, dass ein Vorgesetzter jede Entscheidung trifft und jeden Schritt kontrolliert. Wie im vorstehenden Abschnitt beschrieben, ist dies eine häufige Ursache für eine Selbstblockade des Managements. Das Etablieren von sinnvollen Kontrollmechanismen ist eine der anspruchsvollsten Managementaufgaben.

Bei jungen Organisationen werden Kontrollen oft vernachlässigt, weil diese häufig nicht als „hip“ angesehen werden. Dadurch entsteht häufig Chaos, welches unter dem Deckmantel der Agilität getarnt wird.

Grundsätzlich sind Kontrollen auf ein Mindestmaß zu reduzieren und dort zu konzentrieren, wo nachhaltige oder kostenintensive Fehler verhindert werden müssen. Zum Beispiel fallen im agilen Management bei der Software-Entwicklung zeitaufwändige nachträgliche Qualitätssicherungsschritte (Kontrollen) weg, wenn bei der Entwicklung die
agile Arbeitstechnik „Pair Programming“ eingesetzt wird. Der Prozess wird beschleunigt, hier findet die Kontrolle „im Prozess“ statt.

Im Workshop wird analog zum Thema Entscheiden transparent gemacht, mit welchen Kontrollen das Management aktuell beschäftigt ist, welche davon sinnvoll sind, welche delegiert oder ganz entfallen können.

Kontrollen können nur dann entfallen bzw. reduziert werden, wenn das Vertrauen in die Mitarbeiter vorhanden ist (s.o.). Damit Vertrauen dauerhaft gerechtfertigt ist, und Kontrollen somit reduziert werden können, müssen Mitarbeiter konsequent entwickelt und gefördert werden.

5 Menschen entwickeln und fördern

Die fünfte und wichtigste Management-Aufgabe ist „Menschen entwickeln und fördern“. Ohne Mitarbeiter funktioniert auch in einer zunehmend digitalen Arbeitswelt keine Organisation. Es wird der richtige Mensch an der richtigen Stelle benötigt. In der Analysephase sind u.a. folgende Fragen von Bedeutung: Wo brauche ich welche Skills? Wie arbeiten die Teams zusammen? Fehlen Skills in einem Team?

Im Workshop nutzt RS GROUP das Team-Management-System mit dem Rad der Arbeitsfunktionen nach Margerison-McCann. Anhand dessen kann eine Analyse erfolgen und können Erkenntnisse für die Teamarbeit und Teamzusammenstellung abgeleitet werden. Mit Hilfe des Rades können bestehende Stärken und fehlende Skills eines Teams transparent gemacht werden.

Mitarbeiterführung ist sehr zeitintensiv. Damit die erforderlichen Zeitbudgets hierfür zur Verfügung stehen, ist es notwendig, für klare Ziele und eine effiziente Organisation zu sorgen, Entscheidungen und Kontrollen klar zuzuordnen und sinnvoll zu gestalten. „Ist das neu?“ Nein, aber es ist zeitlos.

Gutes und wirksames Führen muss in allen Branchen, Kulturen und Zeiten diese Managementaufgaben konsequent erfüllen. Und das immer wieder auf ein Neues. Erfahrungen der RS GROUP zeigen, dass diese Überprüfung der Managementaufgaben regelmäßig erfolgen sollte.

Mit dem Workshop-Konzept „Next Stage“ schaffen wir gemeinsam mit dem Management einen Check über die wichtigen Aufgabenfelder des Managements. Es entsteht eine Übersicht zum Handlungsbedarf, damit die Strategie für die nächste Stufe des Unternehmenserfolges aktiviert werden kann.

Autoren:
Sabine Theißen
Axel Johannemann